Fazer a gestão de equipes é algo complicado, além de supervisionar é preciso incentivar a sua equipe para manter a produtividade sempre em alta.
Manter o time externo integrado a sua empresa é um trabalho desafiador, afinal de contas, algumas coisas fogem do controle gerando possíveis problemas que vão desde erros de comunicação até a falta de produtividade.
Para que isso não ocorra com você, vamos te dar algumas dicas para melhorar a produtividade das suas equipes externas.
Importância da gestão de equipe externa
Como dito anteriormente, é muito difícil manter a sua equipe externa alinhada com a empresa. Por conta disso, é muito importante ter uma boa gestão de equipe externa, lembrando que gestão não é só dar ordens, e sim se disponibilizar para ajudar sua equipe quando ela precisar de você.
A maior dificuldade é manter a comunicação como linha de frente e, ao mesmo tempo, essa é a chave para que tudo dê certo.
Os KPIs ou seja, indicadores de desempenho também são ótimos para ajudar no acompanhamento da equipe. Sendo importante analisá-los constantemente para saber como anda a qualidade e desempenho da sua equipe, identificando pontos fortes e pontos fracos que precisam de melhorias e investimentos.
Esses dados podem ser coletados manualmente mas existem softwares que fazem isso de forma específica e rápida. Os KPIs mais importantes a serem monitorados são:
- Tempo de atendimento;
- Média de performance por atividade e por equipe;
- Tempo médio de deslocamento;
- Cumprimento de metas e prazos;
- Uso de ferramentas e maquinários;
- Ociosidade das equipes.
Dicas para melhorar a produtividade das suas equipes
Vamos a algumas dicas para melhorar a produtividade e ter uma equipe qualificada e produtiva.
Garanta que todos trabalhem pelos mesmos objetivos
Os objetivos da equipe e da empresa precisam ser os mesmo, ele deve ser passado a sua equipe logo após a criação do planejamento estratégico. Assim, cada colaborador poderá estabelecer suas metas individuais e coletivas.
É importante também que sua equipe sempre seja informada sobre atualizações e informações importantes. Esse tipo de cuidado faz com que todos estejam na mesma página e garante melhores resultados.
Mantenha o time motivado
Pessoas motivadas, trabalham mais e melhor. Mostre ao seu time que ele importa, divida notícias, novidades e conquistas.
Mostrar o papel de cada membro na organização também faz parte da gestão de equipes e é fazendo com que seu colaborador se torne parte que você terá melhores resultados.
Soluções práticas para comunicação mais efetiva
A comunicação é a chave de uma boa gestão de equipes. Se o colaborador não sabe no que o seu colega está trabalhando ou até mesmo qual é o status das atividades não tem como garantir que o seu trabalho esteja de acordo com as necessidades gerais.
Com isso, entende-se que a falha de comunicação é a principal responsável pelos retrabalhos (que além de resultar em perda de hora de trabalho também gasta recursos desnecessariamente).
Para que essa falha na comunicação não ocorra, é importante:
- Reuniões frequentes e objetivas em que todos tenham vez para falar;
- Procure uma plataforma de comunicação que seja clara e acessível;
Alinhamento desde a gestão de equipes à gestão de tarefas
Conhecer todo o processo, é algo muito importante. Além de garantir engajamento entre o time faz com que todos saibam em que fase da produção está aquela atividade.
Isso facilita também a interação e ajuda que o time pode dar ao outro para que a atividade em questão fique pronta dentro do prazo.
Gerencie o tempo
Sobrecarregar o seu time pode além de acarretar atrasos nas entregas, desmotivar os colaboradores já que uma pessoa sobrecarregada tende a ficar mais estressada e cansada.
Gerenciar o tempo também irá ajudar na produtividade da equipe no geral, controlando metas e objetivos.
Ofereça feedback constante
O feedback é uma ferramenta essencial para mostrar aos colaboradores seus pontos fortes e fracos e manter a equipe sempre em seu melhor estado.
Existem dois tipos de feedback que devem ser usados constantemente:
- Feedback construtivo: Chame cada funcionário individualmente para conversar sobre pontos que podem ser melhorados. O ideal é oferecer exemplos que ajudem a pontuar as suas observações. Ofereça dicas e deixe claro que o colaborador pode contar com a sua ajuda e do time para aperfeiçoar suas habilidades profissionais.
- Feedback positivo: Também é importante que os seus funcionários saibam que os seus talentos e esforços individuais são reconhecidos. Use o feedback positivo para destacar as forças de cada colaborador — isso pode ser feito em uma reunião ou e-mail coletivo, se você preferir. Elogios são excelentes ferramentas motivacionais e devem ser usadas com frequência.
Além desse feedback há coisas que podem ser feitas com a sua equipe, como uma comemoração ao conquistar um novo cliente ou finalizar um projeto. Isso faz com que o seu time se sinta realmente parte da empresa.
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