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Coordenação de Tarefas: como utilizar para a gestão de equipes externas

Cortar madeira, pregar, fazer cimento, assentar tijolos, colocar vigas, instalar a fiação, colocar o gesso e mais um caminhão de tarefas que são necessárias para concluir um projeto de obra. Já parou para pensar quantas tarefas são? Sem dúvidas, o número de atividades para concluir uma construção deve ultrapassar a casa do milhar. 

 

Como existe uma grande variedade de gêneros de tarefas e uma quantidade volumosa das mesmas, a melhor coisa para se fazer é organizar, delegar e coordenar essas atividades da maneira otimizada. Dessa forma, ao gerenciar as atividades você alcançará muitos benefícios, tanto para a sua empresa quanto para os seus funcionários. 

 

Em conformidade com o já apresentado, ao final deste artigo você saberá o  que é o ato de coordenar tarefas, o que são tarefas e quais as suas categorias, bem como, conhecerá técnicas eficazes para gerir as atividades da sua empresa e também aprenderá qual a importância de administrar os ofícios dos colaboradores dos projetos de obras da sua corporação.

 

Entenda o que é a coordenação de algo

 

De acordo com  Furlanetto e Arbage, citados por Wilson Magela Gonçalves e Tania Nunes da Silva, o conceito de coordenar advém do vocábulo latino “Ordinatione” que se traduz como “dispor segundo certa ordem”, “organizar” ou até mesmo como “arranjar”. Já o prefixo “co” significa “em conjunto”. Neste contexto, conclui-se que, coordenar algo quer dizer “organizar algo, em conjunto, seguindo certa ordem”, sendo assim, quando algo está coordenado indica que algo está disposto de modo ordenado.

 

O que são tarefas?

 

Conforme o especialista em gestão empresarial, Roberto Gil Espinha, uma tarefa é a atividade que necessita ser realizada por profissional apto. Além do mais, é característica das tarefas possuírem um objetivo específico e um prazo predeterminado. 

 

Quais são as classificações das tarefas?

 

Seguindo a mesma vertente de conhecimento, Roberto Gil Espinha explica que existem quatro gêneros de tarefas, sendo elas as emergenciais, as urgentes, as no prazo e as planejadas. A seguir, confira, a baixo, o que são cada uma das categorias anteriormente citadas:

Emergenciais

 

Nesta categoria as tarefas são aquelas que não se podem deixar para depois, necessitam ser desenvolvidas no exato momento ou haverá sérias consequências para múltiplos envolvidos. Aliás, esse tipo de atividade costuma ter origem de planejamentos falhos ou acidentes no trabalho.

Urgentes 

 

No presente caso, as tarefas urgentes são aquelas atividades que saem à frente no planejamento, bem como, exigem que sejam realizadas o quanto antes. Dessa forma, os responsáveis pela conclusão desses deveres, normalmente, ficam apressados para terminarem essas atividades. Assim como nas tarefas emergenciais, as urgentes também podem ser originadas de erros no planejamento ou um desvio no cronograma inicial. 

No prazo

 

Os deveres classificados como “no prazo” são aqueles que não permitem erros e muito menos acidentes, afinal de contas, possuem, unicamente, o tempo de serem desenvolvidas e não corrigidas ou refeitas. Dessa forma, as tarefas desta categoria possuem um padrão de qualidade superior às emergenciais e urgentes. E, geralmente as atividades no prazo são oriundas de um cronograma feito à risca. 

Planejadas

 

Essas tarefas são as favoritas de qualquer gestor de projetos. As atividade planejadas são fruto de um cronograma detalhista que possui margem de erros, desvios e atrasos do planejamento. São tarefas que permitem que o   responsável efetue a mesma com calma e eficiência. Dessa maneira, são as atividades que possuem maior chance de atingirem a perfeição. 

 

Qual a importância de coordenar as tarefas?

 

Você já deve ter percebido que, ao longo de todos os dias da sua vida você está fazendo uma atividade, seja ela profissional ou pessoal. Além do mais, grande parte das tarefas possui um prazo para serem entregues. Nesse sentido, revela-se a importância de gerenciar as atividades. Posto isso, verifique, a seguir, as quatro principais razões e vantagens de coordenar atividades:

Otimização de produtividade e aumento do desempenho

 

Quantas vezes você já se viu sucumbindo à tantas atividades que tinha que terminar em um mesmo dia? Aposto que algumas vezes já. Pois bem, esse, infelizmente, é um cenário habitual para muitos profissionais, e, isso acaba diminuindo a produtividade dos mesmos por conta do cansaço mental e da sobrecarga. Nesse sentido, ao criar um cronograma bem detalhado com horários definidos e separados por blocos que atendam a demanda dos colaboradores, eles aumentarão a sua produtividade, afinal de contas, a quantidade de tarefas e o prazo das mesmas estará adequado à capacidade individual de cada funcionário.

Priorização e ordenação dos afazeres

 

Em meio a rotina existem tarefas com relevâncias diferentes, sendo elas mais importantes ou não tão relevantes. Dessa forma, é necessário categorizar e alocar elas em espaços distintos nos cronogramas, afinal de contas, algo mais importante precisa ser realizado antes. Já as tarefas que não possuem tanta relevância devem ser delegadas ao longo do planejamento.

Ciência e respeito aos prazos

 

Muitas vezes, ocorre o vencimento dos prazos de entrega das atividades. Esses casos acontecem por conta da falta de clareza do cronograma para todos e pela má execução da atividade. Nesse cenário, o gerenciamento de tarefas aliado ao cronograma bem elaborado surge como solução para esse problema. Por meio da clareza e organização das atividades e dos cronogramas, os funcionários terão conhecimento transparente sobre para quando a tarefa deve estar concluída.  

Melhora na comunicação e no clima corporativo

 

Como é sabido por todos, a comunicação é peça fundamental para que exista um bom clima corporativo. Assim sendo, a coordenação de tarefas influencia o clima da empresa porque diminui a ocorrência de perguntas desnecessárias pelos colaboradores do projeto. Isso se dá por que cada funcionário terá conhecimento sobre o que é responsabilidade de quem e para quando.

 

Com base no apresentado acima, revelam-se as seguintes técnicas para coordenar as tarefas:

 

  • Liste e categorize as suas tarefas que necessitam de atenção;
  • Organize suas atividade e crie prazos;
  • Comunique a equipe sobre todo o processo de gerenciamento de atividades;
  • Escolha um sistema para fazer a gestão de suas tarefas.

 

Agora que você já sabe tudo isso, vamos dar enfoque para o último item da lista acima. Ele sugere que você escolha um aplicativo para te auxiliar na gestão das tarefas. Sobre isso, para o gerenciamento de equipes externas na indústria da construção destaca-se o OObras. Esse é um potente equipamento que te trará inúmeros poderes como gestor. Está esperando o que? Clique aqui agora e conheça este aplicativo incrível!

 

REFERÊNCIAS:

 

ESPINHA. Roberto Gil. Gestão de Tarefas: O que é e TUDO sobre como gerenciar atividades. Artia, 2020. Disponível em: https://artia.com/gestao-de-tarefas/. Acesso em: 02 out. 2020.

 

GONÇALVES, Wilson Magela, SILVA, Tania Nunes. Revisitando o Conceito de Mecanismo de Coordenação: Confiança Como Um Mecanismo de Coordenação na Análise de Formas Organizacionais Plurais no Agronegócio. Revista de Gestão e Organizações Cooperativas – RGC. Santa Maria, RS, v.2, n.3, jan./jun. 2015. ISSN: 2359-0432. Disponível em: https://periodicos.ufsm.br/index.php/rgc/article/view/16334. Acesso em: 02 out. 2020.

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