Gerenciar uma equipe externa não é uma tarefa fácil, mas existem algumas plataformas como o OObras que pode te ajudar a tornar tudo mais simples, para que você não tenha que ficar se preocupando em fiscalizar cada um de seus colaboradores.
Primeiro, vamos entender um pouco sobre o gerenciamento de equipes externas e depois vou te mostrar como o OObras pode, realmente, deixar tudo mais simples.
O que é gerenciamento de equipes externas
Quando empresas possuem equipes de campo, independente do segmento ou do tamanho, é preciso realizar o gerenciamento desta equipe, para que os gestores saibam o que está acontecendo.
Para isso, um software de gerenciamento de equipes como o OObras pode ser muito útil, ele possui inúmeras funcionalidades, é super intuitivo e fácil de usar e irá facilitar muito o gerenciamento da sua equipe externa.
Com ele você irá poder acompanhar o dia a dia de sua equipe e de suas obras com agilidade e confiança. Nada melhor que isso, não é mesmo?
Principais indicadores de performance
Existem alguns indicadores de performance que são importantes de serem analisados para que saibamos como a equipe externa está produzindo, afinal de contas você não tem contato com ela o tempo todo.
Indicadores de produtividade
Se referem a relação entre as tarefas e tempo de execução.
Com esse indicador em mãos, é possível fazer uma média de quanto aquela equipe consegue produzir por dia sem que fique sobrecarregado e, assim, ajustar rotas ou funções.
Indicadores de qualidade
Ajuda a entender possíveis falhas que possam ocorrer durante uma visita técnica, por exemplo. Quanto menos visitas a um cliente forem necessárias, melhor. Logo, este indicador ajuda a entender o dia a dia da sua equipe e do seu produto, a receptividade dele pelo cliente.
Indicadores de desempenho estratégico
Esse indicador serve para checar se os objetivos pré-determinados estão sendo alcançados, ele irá indicar se tudo está dentro do prazo de entrega ou se será preciso agilizar o serviço, seja com mais funcionários ou uma nova distribuição de tarefas.
Uso de materiais e recursos
É necessário prestar atenção se ferramentas e itens em geral estão sendo usados de forma correta para que tenham a maior vida útil possível, e assim não gerar custos desnecessários.
Cumprimento de metas e prazos
No geral, esse indicador irá prever se tudo será entregue no prazo e se todas as metas de desenvolvimento do projeto serão cumpridas.
Como iniciar um processo de gerenciamento de equipes externas
Existem alguns processos para realizar o gerenciamento de equipes externas, vamos conferir?
Tenha planos e prazos determinados
Os prazos são muito importantes, principalmente quando se trabalha com equipes à distância em algum tipo de projeto. O estabelecimento de metas e prazos irão ajudar a manter tudo em ordem.
Atribua tarefas específicas
Foco é a chave da produtividade. Quando não se sabe aonde colocar esforços, ou quando não se tem uma lista de prioridades é muito mais fácil de atrasar as tarefas e, consequentemente as entregas.
Cada membro de sua equipe precisa ter uma lista de obrigações/afazeres diários com prazos de entrega para que tudo flua corretamente.
Incentive a dedicação
Uma equipe externa já possui maior dificuldade para se sentir parte de algo. Você terá que se esforçar um pouco para mantê-los motivados ao longo do caminho, especialmente se for um projeto de longo prazo.
Coisas simples, como premiações informais e bônus no pagamento, podem fazer uma grande diferença na produtividade de cada um. Garanta que todos estejam satisfeitos com o que ganharem, pois é isso que irá mantê-los focados.
Como fazer a gestão de equipe de forma eficaz
Agora que já entendemos um pouco sobre gestão de equipe externa, vamos conhecer a melhor forma de gerir esta equipe de forma eficaz.
Diferencie construtores de produtores
Leve em consideração o talento de seu colaborador, cada pessoa tem maior facilidade com um cargo.
Os construtores são proativos e se arriscam mais em busca de informação para trazer os melhores resultados. Já os produtores precisam de uma melhor infraestrutura para gerar bons resultados.
Mantenha sua equipe orientada por resultados
Competitividade saudável é a chave do negócio. Exija resultados pequenos e faça com que eles tenham orgulho e vontade de apresentar sempre os melhores resultados da equipe.
Ofereça treinamentos
Os conhecimentos adquiridos em treinamentos iniciais vão se perdendo com o decorrer do tempo. É essencial sempre manter seus funcionários atualizados. Além de ser ótimo para o seu negócio também faz com que eles se sintam valorizados.
Tenha um sistema de monitoramento de equipe externa
Tenha um software como OObras que irá te auxiliar na gestão da equipe externa deixando tudo mais claro, alinhado e fácil de lidar.
Como o uso da tecnologia pode ajudar
Como falamos antes, os softwares como OObras podem ser grandes aliados no gerenciamento e gestão de equipes externas. Ele irá ajudar no monitoramento e gestão das suas equipes.
Como OObras você será capaz de:
- Equipamentos e Ferramentas em poder da equipe
Obter total controle de ferramentas e equipamentos identificando usuários ou equipes e suas condições de uso e entrega.
- Diário de Equipes
Ter os dados detalhados de todas as jornadas de trabalho de suas equipes. No diário de equipes você vai conseguir saber exatamente em quais obras as suas equipes estiveram com detalhes como: horários de chegada e saída de cada local com geolocalização, atividades executadas, despesas extras ocorridas, pessoas que estiveram presentes na obra
- Diário de Obras
Ter controle das atividades executadas em cada obra/projeto. Visualize na tela de gestão o acompanhamento total do que ocorreu em uma obra por data/equipe
- Obras / Projetos
Cadastrar as suas obras/projetos com dados relevantes, indicando a geolocalização para facilitar a chegada da sua equipe nos locais, pessoas de contato, tarefas e atividades, além de documentos relevantes ao projeto
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