Coordenação de Tarefas: como utilizar para a gestão de equipes externas

Cortar madeira, pregar, fazer cimento, assentar tijolos, colocar vigas, instalar a fiação, colocar o gesso e mais um caminhão de tarefas que são necessárias para concluir um projeto de obra. Já parou para pensar quantas tarefas são? Sem dúvidas, o número de atividades para concluir uma construção deve ultrapassar a casa do milhar. 

 

Como existe uma grande variedade de gêneros de tarefas e uma quantidade volumosa das mesmas, a melhor coisa para se fazer é organizar, delegar e coordenar essas atividades da maneira otimizada. Dessa forma, ao gerenciar as atividades você alcançará muitos benefícios, tanto para a sua empresa quanto para os seus funcionários. 

 

Em conformidade com o já apresentado, ao final deste artigo você saberá o  que é o ato de coordenar tarefas, o que são tarefas e quais as suas categorias, bem como, conhecerá técnicas eficazes para gerir as atividades da sua empresa e também aprenderá qual a importância de administrar os ofícios dos colaboradores dos projetos de obras da sua corporação.

 

Entenda o que é a coordenação de algo

 

De acordo com  Furlanetto e Arbage, citados por Wilson Magela Gonçalves e Tania Nunes da Silva, o conceito de coordenar advém do vocábulo latino “Ordinatione” que se traduz como “dispor segundo certa ordem”, “organizar” ou até mesmo como “arranjar”. Já o prefixo “co” significa “em conjunto”. Neste contexto, conclui-se que, coordenar algo quer dizer “organizar algo, em conjunto, seguindo certa ordem”, sendo assim, quando algo está coordenado indica que algo está disposto de modo ordenado.

 

O que são tarefas?

 

Conforme o especialista em gestão empresarial, Roberto Gil Espinha, uma tarefa é a atividade que necessita ser realizada por profissional apto. Além do mais, é característica das tarefas possuírem um objetivo específico e um prazo predeterminado. 

 

Quais são as classificações das tarefas?

 

Seguindo a mesma vertente de conhecimento, Roberto Gil Espinha explica que existem quatro gêneros de tarefas, sendo elas as emergenciais, as urgentes, as no prazo e as planejadas. A seguir, confira, a baixo, o que são cada uma das categorias anteriormente citadas:

Emergenciais

 

Nesta categoria as tarefas são aquelas que não se podem deixar para depois, necessitam ser desenvolvidas no exato momento ou haverá sérias consequências para múltiplos envolvidos. Aliás, esse tipo de atividade costuma ter origem de planejamentos falhos ou acidentes no trabalho.

Urgentes 

 

No presente caso, as tarefas urgentes são aquelas atividades que saem à frente no planejamento, bem como, exigem que sejam realizadas o quanto antes. Dessa forma, os responsáveis pela conclusão desses deveres, normalmente, ficam apressados para terminarem essas atividades. Assim como nas tarefas emergenciais, as urgentes também podem ser originadas de erros no planejamento ou um desvio no cronograma inicial. 

No prazo

 

Os deveres classificados como “no prazo” são aqueles que não permitem erros e muito menos acidentes, afinal de contas, possuem, unicamente, o tempo de serem desenvolvidas e não corrigidas ou refeitas. Dessa forma, as tarefas desta categoria possuem um padrão de qualidade superior às emergenciais e urgentes. E, geralmente as atividades no prazo são oriundas de um cronograma feito à risca. 

Planejadas

 

Essas tarefas são as favoritas de qualquer gestor de projetos. As atividade planejadas são fruto de um cronograma detalhista que possui margem de erros, desvios e atrasos do planejamento. São tarefas que permitem que o   responsável efetue a mesma com calma e eficiência. Dessa maneira, são as atividades que possuem maior chance de atingirem a perfeição. 

 

Qual a importância de coordenar as tarefas?

 

Você já deve ter percebido que, ao longo de todos os dias da sua vida você está fazendo uma atividade, seja ela profissional ou pessoal. Além do mais, grande parte das tarefas possui um prazo para serem entregues. Nesse sentido, revela-se a importância de gerenciar as atividades. Posto isso, verifique, a seguir, as quatro principais razões e vantagens de coordenar atividades:

Otimização de produtividade e aumento do desempenho

 

Quantas vezes você já se viu sucumbindo à tantas atividades que tinha que terminar em um mesmo dia? Aposto que algumas vezes já. Pois bem, esse, infelizmente, é um cenário habitual para muitos profissionais, e, isso acaba diminuindo a produtividade dos mesmos por conta do cansaço mental e da sobrecarga. Nesse sentido, ao criar um cronograma bem detalhado com horários definidos e separados por blocos que atendam a demanda dos colaboradores, eles aumentarão a sua produtividade, afinal de contas, a quantidade de tarefas e o prazo das mesmas estará adequado à capacidade individual de cada funcionário.

Priorização e ordenação dos afazeres

 

Em meio a rotina existem tarefas com relevâncias diferentes, sendo elas mais importantes ou não tão relevantes. Dessa forma, é necessário categorizar e alocar elas em espaços distintos nos cronogramas, afinal de contas, algo mais importante precisa ser realizado antes. Já as tarefas que não possuem tanta relevância devem ser delegadas ao longo do planejamento.

Ciência e respeito aos prazos

 

Muitas vezes, ocorre o vencimento dos prazos de entrega das atividades. Esses casos acontecem por conta da falta de clareza do cronograma para todos e pela má execução da atividade. Nesse cenário, o gerenciamento de tarefas aliado ao cronograma bem elaborado surge como solução para esse problema. Por meio da clareza e organização das atividades e dos cronogramas, os funcionários terão conhecimento transparente sobre para quando a tarefa deve estar concluída.  

Melhora na comunicação e no clima corporativo

 

Como é sabido por todos, a comunicação é peça fundamental para que exista um bom clima corporativo. Assim sendo, a coordenação de tarefas influencia o clima da empresa porque diminui a ocorrência de perguntas desnecessárias pelos colaboradores do projeto. Isso se dá por que cada funcionário terá conhecimento sobre o que é responsabilidade de quem e para quando.

 

Com base no apresentado acima, revelam-se as seguintes técnicas para coordenar as tarefas:

 

  • Liste e categorize as suas tarefas que necessitam de atenção;
  • Organize suas atividade e crie prazos;
  • Comunique a equipe sobre todo o processo de gerenciamento de atividades;
  • Escolha um sistema para fazer a gestão de suas tarefas.

 

Agora que você já sabe tudo isso, vamos dar enfoque para o último item da lista acima. Ele sugere que você escolha um aplicativo para te auxiliar na gestão das tarefas. Sobre isso, para o gerenciamento de equipes externas na indústria da construção destaca-se o OObras. Esse é um potente equipamento que te trará inúmeros poderes como gestor. Está esperando o que? Clique aqui agora e conheça este aplicativo incrível!

 

REFERÊNCIAS:

 

ESPINHA. Roberto Gil. Gestão de Tarefas: O que é e TUDO sobre como gerenciar atividades. Artia, 2020. Disponível em: https://artia.com/gestao-de-tarefas/. Acesso em: 02 out. 2020.

 

GONÇALVES, Wilson Magela, SILVA, Tania Nunes. Revisitando o Conceito de Mecanismo de Coordenação: Confiança Como Um Mecanismo de Coordenação na Análise de Formas Organizacionais Plurais no Agronegócio. Revista de Gestão e Organizações Cooperativas – RGC. Santa Maria, RS, v.2, n.3, jan./jun. 2015. ISSN: 2359-0432. Disponível em: https://periodicos.ufsm.br/index.php/rgc/article/view/16334. Acesso em: 02 out. 2020.

Por que se importar com a gestão das equipes externas

Você já parou para pensar em quantas ações você executa ao longo de um dia inteiro? Seja organizar uma papelada, alimentar os animais de estimação, ir ao trabalho, obedecer aos seus superiores ou até mesmo dormir. Sem dúvidas, o número de tarefas desempenhadas ao longo de 24 horas deve ultrapassar a casa das centenas. No entanto, você sabe qual é a importância e a necessidade de realizar tudo isso que você faz? Aposto que, talvez para alguns atos você deve saber responder essa última pergunta, ainda assim, para outras ações não deve ter a menor ideia.

O que foi descrito no parágrafo, acima, é uma realidade que muitas pessoas e profissionais em diferentes áreas e lugares de trabalho vivem. Apesar disso, todos devem tomar cuidado quanto a isso. A incompreensão da relevância e da utilidade das ações pode ser uma armadilha para o fracasso. Afinal de contas, uma vez que, o colaborador não compreende o por que de ele estar tendo que executar determinada tarefa, ele não buscará a excelência em seu produto final, que é a tarefa finalizada, acarretando em um trabalho de baixa qualidade. Além do mais, o mesmo vale para o gestores dos projetos de obras e de equipes externas. Será que o corpo executivo de uma empreiteira ou construtora tem noção do valor que os processos de gestão possuem para atingir a eficiência e o bom funcionamento dos projetos de construções e da empresa?

Agora calma, pode ficar tranquilo que, com este artigo você poderá responder com clareza a pergunta acima, bem como, entenderá o que é uma equipe externa, conhecerá os frutos de uma boa gestão de times e também irá conhecer alguns processos eficientes para gerir as equipes externas da sua empresa da indústria da construção.

Inicialmente, o que são equipes externas?

De acordo com o livro Eficiência no trabalho em equipe, de Michael Maginn, as equipes são todo e qualquer grupo que se reúne a fim de atingir determinada meta, ou objetivo, desde que todos os seus membros acreditem no cumprimento do mesmo. Desta forma, com o adjetivo “externas” qualificando o substantivo “equipes”, podemos afirmar que: as equipes externas remetem a um grupo de profissionais que reúnem-se em um ambiente fora do corporativo para executarem ações a fim de alcançarem um objetivo mútuo. Posto isso, no setor da indústria da construção é possível exemplificar o “ambiente fora do corporativo” como o canteiro de obras ou até mesmo o depósito de materiais e insumos da construção.

O que é a gestão de pessoas?

Segundo Idalberto Chiavenato em seu livro Gestão de Pessoas, o ato de gerir indivíduos, é um processo administrativo constituído por 4 saberes: planejar, organizar, dirigir e controlar. Com base nisso, a função da gestão é proporcionar uma colaboração eficiente entre as pessoas, a fim de, alcançar os objetivos da empresa e dos indivíduos.

Quais são os frutos de uma boa gestão de equipes?

Conforme Gabriel Espíndola, a prática eficaz de gerir pessoas ou equipes impacta diretamente na qualidade e no funcionamento, tanto da construção quanto da empresa. Desse modo, destacam-se, a seguir, as consequências positivas de uma gestão eficiente de equipes:

Potencialização da gestão

Através dos artifícios e mecanismos disponíveis pela gestão de pessoas, que os gestores conseguem selecionar os profissionais ideais para a realização de determinadas atividades, bem como, eles também conseguem delegar tarefas de modo que o cronograma seja respeitado e mantido. Além do mais, por meio do acompanhamento de atividades dos colaboradores da obra, os administradores podem prever erros e corrigir falhas na comunicação, garantindo que não seja gasto tempo com retrabalhos que seriam desnecessários. Entretanto, para que os gestores possam administrar com maestria, é de suma importância que sejam empregadas ferramentas digitais para os auxiliarem e turbinarem o processo de gestão de equipes externas. Nesse caso, o aplicativo mais recomendado para isso é o OObras ─ clique aqui para saber mais sobre ele.

Aumento do entusiasmo da equipe

É papel dos gestores administrarem o ambiente de trabalho de modo que ele seja amistoso, colaborativo e otimizado. Desse jeito, os funcionários se sentirão confortáveis e satisfeitos com o que trabalham, diminuindo o número de reclamações, faltas e demissões. Assim sendo, o planejamento seguirá como o esperado.

Ganho de produtividade na obra

Este tópico está intrinsecamente relacionado ao anterior. Afinal, os colaboradores da construção aumentarão os seus níveis de produtividade quando estiverem:

  • executando as tarefas correspondentes às suas especializações;
  • trabalhando em um ambiente colaborativo e organizado;
  • recebendo atenção do corpo executivo da empresa;
  • recebendo recompensas por atingir as metas da organização.

Melhor aproveitamento de recursos

Encontrar pessoas qualificadas, que saibam manusear os equipamentos e utilizar os insumos da maneira correta é uma tarefa difícil. Dessa forma, quando os gestores qualificam os seus profissionais por meio de cursos e afins, eles estarão dispondo condições para que os colaboradores façam melhor aproveitamento do material disponível para o desenvolvimento do projeto.

Diminuição de acidentes

Todos sabemos que, acidentes em quaisquer cenários não são nada bons. Afinal de contas, podem atrasar o cronograma e criar novas despesas. Acerca disso, através de uma boa gestão esses inconvenientes serão minimizados. Mas como isso acontece? Ocorre através do acompanhamento e monitoramento dos gestores sobre os indicadores das equipes externas, do uso correto dos equipamentos de proteção individual e de workshops para os funcionários entenderem a necessidade e importância de usar esses artifícios para a própria segurança.

Como você pode perceber, uma gestão eficiente trás diversos benefícios, tanto para a empresa quanto para os empregados.

Quero fazer um upgrade na gestão da minha empresa, o que eu devo fazer?

  • Aperfeiçoar a comunicação;
  • Desenvolver uma relação forte e amistosa entre o empregado e empregador;
  • Conhecer os seus funcionários;
  • Dirigir tarefas aos profissionais adequados;
  • Definir funções dos profissionais;
  • Criar metas e um sistema de recompensa;
  • Aderir à tecnologia.

Agora que você já sabe de tudo isso, que tal começar a utilizar um aplicativo que vai transformar os poderes da equipe de gestão da sua empresa? Pois é, existe um software que permite que você acompanhe o andamento da obra através do seu celular. Além do mais, essa plataforma possibilita você monitorar minuciosamente os índices de produtividade de cada uma das suas equipes externas. Um máximo né? E aí, está esperando o que para clicar aqui e descobrir logo que aplicativo é esse?

REFERÊNCIAS:

CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. 3. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2008.

ESPÍNDOLA, Gabriel. Como fazer uma boa gestão de pessoas na construção civil? Videnci, 2020. Disponível em: https://blog.videnci.com/2020/04/09/como-fazer-uma-boa-gestao-de-pessoas-na-construcao-civil/. Acesso em: 30 set. 2020.

MAGINN, Michael D. O que são equipes. In: ______. Eficiência no trabalho em equipe. São Paulo: Nobel, 1996. p. 11 – 24.

6 Motivos Para Adquirir Aplicativo de Gestão de Equipes

6 Motivos Para Adquirir Aplicativo de Gestão de Equipes

A inovação tecnológica tem se mostrado extremamente eficiente em muitas áreas da rotina. Tanto na parte profissional, quanto na parte pessoal. Uma prova disto, é o aumento da necessidade por alguns aplicativos para determinadas funções. Por exemplo, o Whatsapp para uma comunicação mais instantânea, o Instagram para disseminar conteúdos e efetuar propagandas e o Linkedin para apresentar a carreira profissional.

Imagine você sem os aplicativos bancários e ter que voltar a enfrentar as filas dos bancos. Sem dúvida seria algo retrógrado e horrível para a rotina. Sobre isso, o fato é que antes de eles existirem, estava tudo certo. Nem mesmo imaginava-se algo como existe atualmente. Este é o efeito da tecnologia. Transforma para sempre as nossas vidas.

Na área de gestão de equipes não poderia ser diferente. Quem não possui uma ferramenta já está ficando para trás, afinal, são vários benefícios que trazem grandes diferenciais ao mercado.

Sendo Assim, os Principais Motivos Para Investir em um Aplicativo Para a Gestão da Sua Empresa São:

1 – Maior eficiência. Com informações centralizadas, o acompanhamento diário sobre as atividades se torna fácil e rápido, além de proporcionar melhorias e correções sem prejudicar os prazos de entrega;

2 –  A tomada de decisão é mais rápida. Tudo é acessível de qualquer lugar com acesso à internet. Não existirão mais razões para você não saber tudo que está acontecendo na sua empresa, independentemente da sua posição geográfica.

3 – Controle sobre os equipamentos e ferramentas. Dessa forma, você saberá quem está com qual ferramenta, evitando perdas e mantendo o patrimônio da empresa sempre catalogado;

4 – Saber qual a performance de cada equipe em determinadas atividades. Dessa maneira, você identificará qual equipe executa qual atividade com maior êxito, possibilitando otimização do tempo de execução das atividades.

5 – Toda documentação da obra centralizada. Assim, tudo será acessível com apenas um clique, sem falar no quesito segurança que o aplicativo proporciona quanto aos documentos.

6 – Diminuição do custo das obras. Suas despesas podem diminuir até 30%.

Conheça agora nossa plataforma de gestão de equipes e vislumbre os benefícios clicando aqui.

Torne Suas Equipes Mais Eficientes.

Torne Suas Equipes Mais Eficientes.

A Singular Sistemas está inserindo no mercado uma poderosa e inovadora ferramenta na área de gestão de equipes externas, onde você poderá acompanhar as obras online full time, com ela você poderá fazer mais e melhor com sua equipe atual.

Continue reading