O que você precisa saber sobre gestão de equipes externas

O que você precisa saber sobre gestão de equipes externas

Para um projeto de construção ser finalizado, o mesmo requer a execução de centenas de tarefas no canteiro de obras, sendo estas desempenhadas por empreiteiros, construtores ou engenheiros. Acerca do apresentado, cabe ressaltar que, normalmente as equipes de gestão não estão nos mesmos locais geográficos que as equipes que estão realizando as atividades no local das obras. Dessa maneira, a diferença geográfica acaba dificultando o monitoramento das atividades dos funcionários, sendo assim, o controle e a gestão das atividades acabam sendo igualmente comprometidos.

A partir dessas observações, o engenheiro civil especializado em gerenciamento de obras, Erico Konell, revela alguns fatores de sucesso para aumentar o desempenho das equipes durante o processo de desenvolvimento da construção. Sobre isso, destacam-se os seguintes itens:

 

Foco em comunicação

A comunicação é a chave mestra de uma equipe eficiente, afinal, muitos equívocos podem acontecer por conta de um diálogo impreciso, vago e incerto. Sendo assim, não restam dúvidas que, para obter uma boa comunicação a mesma deve ser clara, detalhada, precisa e assertiva. Além do mais, é sabido por todos que nada é melhor que uma conversa pessoalmente para tratar certos assuntos. No entanto, muitas vezes é necessário economizar tempo, o que impede o deslocamento para haver a comunicação cara-a-cara. Dessa forma, a fim de obter e transmitir informações de modo mais rápido, devem ser utilizados canais virtuais de comunicabilidade. Em vista disso, é importante frisar que, todos os participantes da equipe externa devem ter conhecimento do que está sendo discutido e por qual meio está sendo tratado o assunto. Desse modo, os funcionários possuirão a capacidade de obter as informações e noticiar algo por conta própria. Ademais, segue abaixo os atributos de uma comunicação eficiente:

  • Escutar energicamente;
  • Questionar as ideias a fim de assegurar a compreensão;  
  • Buscar dados para ratificar as informações;  
  • Estabelecer e gerenciar as expectativas;  
  • Persuadir um integrante ao executar uma ação; 
  • Motivar para encorajar ou reassegurar que todos sentem-se confortáveis em explanar suas ideias, a fim de contribuir com a discussão;  
  • Orientar e alcançar os resultados desejados, garantindo melhor desempenho dos executantes;  
  • Negociar com o propósito de conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes;  
  • Resolver conflitos para evitar impactos negativos; 
  • Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes da execução do projeto.

 

Empoderamento dos funcionários

Uma vertente recente e contemporânea é o empoderamento dos empregados. Nessa linha de pensamento, os funcionários recebem autonomia sobre como desenvolverão as próprias atividades. Sendo assim, serão os operários que irão escolher a forma, os métodos e os meios que os mesmos utilizarão para concluir a tarefa. Dessa forma, os colaboradores recebem responsabilidade sobre suas escolhas, autonomia para tomar decisões e confiança para executar. Como consequência, os profissionais se sentem valorizados em seus ambientes de trabalho, aumentando os seus níveis. 

 

Coordenar as tarefas e definir funções

Uma característica notável nas equipes de alto desempenho é a coordenação  delas. Essa coordenação diz respeito às funções que cada integrante da equipe desempenha e a cada tarefa que os mesmos realizam. Sobre essa perspectiva, ressalta-se a importância de conhecer as melhores habilidades de cada profissional. Dessa maneira, ao ter ciência sobre as mais satisfatórias técnicas de cada um, poderão ser delegadas atividades que estejam de acordo com as aptidões dos mesmos. Assim, as tarefas serão executadas com maior destreza e eficiência. Ademais, além de elencar as atividades específicas para cada integrante da equipe, poderão ser elegidos cargos para cada membro. Dessa forma, será criada uma estrutura hierárquica dentro da própria equipe, contribuindo para a organização e articulação do grupo de pessoas. Cabe destacar que, os cargos devem ser empregados de acordo com as habilidades interpessoais de cada um, como facilidade de comunicação, agilidade em execução e aptidão à liderança.

 

Reconhecimento e recompensamento das equipes

Qualquer um que seja recompensado por suas ações fica mais feliz, encorajado e aguçado a atingir tais metas. Além do mais, isso acontece em várias esferas da vida, como no trabalho, em casa, na escola e demais lugares. Sendo assim, o mesmo vale para os trabalhadores da indústria da construção. Ao reconhecer e recompensar os profissionais dos grupos de trabalho, os empregados ficam motivados a produzir mais. Aliás, a recompensa é um ótimo método para criar um sistema de metas e objetivos mensais, em que, os funcionários deverão buscar cumprir e alcançar os propósitos, desse modo, a  produtividade será maior.    

 

Suporte organizacional

Muitas vezes, a disponibilidade de mão de obra qualificada para determinadas áreas do mercado é escassa. Desse modo, o suporte organizacional se torna um fator vital para o aumento da produtividade, bem como do desempenho da equipe. Afinal de contas, é através do suporte organizacional que ocorrem os treinamentos e a profissionalização dos funcionários. Dessa maneira, é possível encontrar artifícios que otimizem as tarefas, aumentem a qualidade dos serviços e, consequentemente, economizem tempo. 

 

Uso efetivo da tecnologia

Atualmente, as empresas que não utilizam softwares, aplicativos ou plataformas, sem dúvidas, estão ficando para trás da sua concorrência. A tecnologia é uma ferramenta poderosa e inovadora que serve como aliada tanto para o gerenciamento de equipes quanto para outras funções. Além do mais, as equipes que conseguem incorporar as ferramentas virtuais à rotina de trabalho apresentam grandes diferenciais, como economia de tempo e de dinheiro, além do controle sobre tudo que está acontecendo no canteiro de obras. Desta forma, o aplicativo OObras é a resposta certa para a resolução dos problemas. Além de contar com um design atrativo, fornece fácil usabilidade, garantido que o usuário consiga utilizar os seus recursos com tranquilidade e confiança. Ademais, o OObras possibilita que o gestor da construção saiba tudo que está acontecendo na obra com apenas um clique! Clique aqui para  conhecer mais sobre esse aplicativo incrível! Não fique de fora dessa oportunidade única!

Em vista disso, modernize já a gestão das suas equipes externas! Tudo o que você precisa está há um clique de você! Clique aqui e abra as portas para a inovação chegar em sua empresa!

 

REFERÊNCIAS:

KONELL, Erico. Formação de equipes de alto desempenho em empreendimentos da construção civil. 2017. 76 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Especialização em Gerenciamento de Obras) – Universidade Tecnológica Federal do Paraná, Curitiba, 2017. Disponível em: http://repositorio.roca.utfpr.edu.br/jspui/bitstream/1/15107/1/CT_GEOB_XXIII_2017_13.pdf. Acesso em: 07 jul. 2020.

 

Como evitar desperdício de tempo em suas obras

Como evitar desperdício de tempo em suas obras

No mundo da construção civil, sabe-se que bons gestores buscam sempre entregar eficiência e demonstrar a competência em seus projetos e obras, isso implica diretamente na entrega dos projetos dentro do prazo estabelecido. Pode-se concordar que, o ponto chave para o contentamento, tanto do gestor, quanto de seus clientes concentra-se na boa gestão do tempo na execução das obras, a fim de reduzir custos, ampliando a margem lucrativa da empresa. No entanto, um dos principais inimigos da lucratividade de uma construtora é o desperdício de tempo. Para que seja possível atingir os resultados esperados, é preciso planejar, apresentar disciplina e saber responder de forma rápida a possíveis contratempos.  

Em vista disso, de acordo com Stalk Jr., citado por Lima, “os reflexos do desperdício atingem três pontos básicos, mas que resumem todo o contexto de uma gestão”. Estes três pontos básicos, tratados como prioridades competitivas, são: custo, tempo e qualidade. Assim sendo, os três pontos apresentados devem ser analisados com cautela pela empresa, afinal, por estarem interligados, resumem de forma simples a lucratividade da mesma. Além do exposto, pensando em reduzir desperdícios, os engenheiros Rodrigo Uliana Ferreira e Carlos Oliveira Valente Magno sugerem a utilização do método Lean Thinking, ou mentalidade enxuta, que visa entender o que é valor para o cliente, identificando e eliminando desperdícios de forma cada vez mais eficaz. Ademais, segue abaixo uma lista de outros aliados fundamentais para evitar o desperdício de tempo em suas obras.

 

Elabore um planejamento estipulando metas e prazos

Meses antes de iniciar a execução de uma obra, é necessário colocar tudo no papel para obter uma visualização mais ampla, podendo assim identificar todos os passos do projeto. Neste momento, é fundamental que todas as etapas da obra sejam estabelecidas, bem como, os prazos e metas que devem ser cumpridos até a data de entrega da construção. Vale ressaltar a importância de separar corretamente as suas equipes no planejamento da obra, visto que, estas irão trabalhar de forma conjunta por determinado período, logo, é preciso que os colaboradores apresentem um bom relacionamento interpessoal, para que não haja inconveniências por parte destes no decorrer da obra. Ademais, é válido mensurar o tempo que será gasto em cada etapa do projeto, tendo em vista as suas experiências anteriores. 

 

Planeje a compra de materiais

Já vimos a importância do planejamento no ramo da construção civil, certo? Na hora de comprar os materiais necessários para a execução da obra, é possível seguir a mesma linha de raciocínio. Para isso, é necessário incluir no planejamento, visto anteriormente, uma lista dos materiais que serão utilizados no decorrer projeto. Vale lembrar que, é de suma importância encaminhar esta tarefa para uma pessoa da sua equipe executá-la, assim, a mesma ficará responsável pela organização da lista dos materiais, pelo contato com os fornecedores, por preparar uma tabela contendo os valores e quantidades necessárias de cada material, mantendo a organização em todas as vertentes que são requeridas por uma obra. Por fim, vale lembrar que, os materiais precisam manter-se organizados no canteiro de obras, de forma que não atrapalhe a movimentação dos colaboradores no local da construção.

 

Mantenha a ordem no canteiro de obras

Após finalizar os processos de planejamento de seu projeto, chega a hora de analisar o melhor e mais acessível local para a instalação do canteiro de obras. Para isso, é necessário analisar as normas regulamentadoras com relação aos espaços necessários e suas características (NR 18 e NBR 1367). Neste momento, todos os passos para um bom desempenho da obra devem ser verificados com cautela. Visualize o melhor local para a entrada e saída de caminhões, para o descarregamento de materiais, para as instalações de água e energia elétrica e ainda, verifique os espaços de circulação para a equipe. Faça o uso da logística a seu favor, assim, a garantia de que o ritmo de trabalho ocorrerá dentro dos padrões estabelecidos é certa!

 

Estimule o bom relacionamento com seus fornecedores

Manter um contato agradável com os seus fornecedores pode lhe trazer diversos benefícios, como, a maior agilidade nas entregas. Para isso, é necessário contatar, com frequência, os seus fornecedores, explicando que o cumprimento de prazos é, de fato, um favor muito importante para garantir a confiabilidade de seus clientes. Assim, ao expor as suas expectativas acerca da entrega dos materiais, fica mais fácil dos mesmos serem entregues sem atrasos.

 

Converse com a sua equipe

Manter o bom relacionamento com a sua equipe é fundamental, visto que, são os seus colaboradores que efetuam a realização do projeto, colocando a mão na massa. Dê voz aos seus funcionários. Permita que eles possam dar sugestões, para que estes saibam do seu valor. Ainda, é interessante adotar o método de recompensas na sua empresa, pois assim, seus colaboradores mantém-se motivados e encorajados a cumprir as metas estabelecidas pela equipe de gestão.

 

Faça o uso das tecnologias a seu favor

Há ainda aplicativos de gestão, direcionados ao ramo da construção civil, que impactam positivamente na otimização de tempo. Dentre eles, destaca-se a plataforma OObras, que foi desenvolvida para facilitar a gestão de equipes externas, de construtoras e empreiteiras, visando auxiliar no desenvolvimento das obras. 

Você gostaria de conhecer um aplicativo que lhe ajudaria a otimizar tempo em suas obras? Clique aqui e surpreenda-se com a desburocratização que só o OObras oferece, chegou a hora de revolucionar, seja um Cliente OObras! 

REFERÊNCIAS

FERREIRA, Rodrigo Uliana; MAGNO, Carlos Oliveira Valente. Logística Enxuta: distribuição com base na técnica Lean Thinking. In: I WORLD CONGRESS ON SYSTEMS ENGINEERING AND INFORMATION TECHNOLOGY, 2013, Porto. Anais […]. [S. l.: s. n.], 2013. Disponível em: https://copec.eu/congresses/wcseit2013/proc/works/27.pdf. Acesso em: 7 jul. 2020.

LIMA, Lidia Elke Carvalho. A importância do planejamento nos canteiros de obra para garantia da segurança e redução do desperdício. 2015. Monografia (Especialização em Construção Civil) – Escola de Engenharia da UFMG, [S. l.], 2015. Disponível em: https://repositorio.ufmg.br/bitstream/1843/BUBD-AGWHW6/1/monografia_lidia_elke_carvalho_lima_vers__o___finalcorrigida.pdf. Acesso em: 7 jul. 2020.

7 formas práticas de otimizar a gestão do tempo na construção civil. 2018. Disponível em: http://www.daikenelevadores.com.br/7-formas-praticas-de-otimizar-a-gestao-do-tempo-na-construcao-civil/. Acesso em: 09 set. 2020.

6 Passos para sua equipe ser mais eficiente

6 Passos para sua equipe ser mais eficiente

1 – Conheça a Sua Equipe

Ao gerenciar equipes, na maioria das vezes as pessoas contratadas não são conhecidas pelo gestor. Sendo assim, é importante desenvolver relações profissionais com cada membro da equipe. Afinal, é necessário saber com quem está trabalhando. Após conhecer as pessoas, direcione as atividades de acordo com as habilidades de cada funcionário. Dessa forma, será proporcionada a otimização na produtividade e a qualidade na execução das tarefas.

 

2 – Clareza na Solicitação das Atividades

É necessário clareza quanto a explicação da tarefa e ao seu prazo de entrega. Dessa forma, os funcionários estarão a par do que é preciso ser feito e da urgência do serviço. Caso contrário, as entregas ocorrerão de maneira desorganizada e não será respeitada a ordem das prioridades definidas no planejamento inicial.

 

3 – Tenha Indicadores

Não adianta apenas ter metas. Você precisa ter conhecimento sobre a melhora da produtividade de seus profissionais. Além do mais, os funcionários necessitam saber se estão alinhadas com o que a empresa exige de suas habilidade. Sendo assim, indicar o progresso do projeto em geral é imprescindível para a criação de metas realistas. 

 

4 – Comunicação Clara e Precisa

Após planejar o projeto, será a vez da etapa de execução do mesmo. Para uma execução eficiente, é necessário comunicação clara e detalhada sobre as atividades a serem executadas. Para isso, você pode centralizar todas as informações em um aplicativo conhecido como OObras, em que, no mesmo você efetua a distribuição das tarefas para cada equipe. Sobre isso, caso necessite alterar algo, você apenas precisará editar a tarefa diretamente na plataforma. Com isso, você obterá êxito e clareza na comunicação. Uma vez que, os detalhes do enunciado da tarefa estarão sempre disponíveis para o funcionário.

 

5 – Tenha Estratégia Para Envolver a Equipe

Deixe claro aos funcionários qual a missão e os valores da empresa. Dessa maneira, os profissionais buscarão se adequar profissionalmente aos mesmos. Outra maneira, é fazer críticas construtivas às habilidades profissionais de cada empregado, assim, eles às respeitarão e visarão adotá-las. Cabe ressaltar que, você deve fazer essas críticas individualmente. Assim, você não causará possíveis constrangimentos ou interpretações equivocadas. Dessa maneira, os profissionais estarão motivados e retornarão produtividade e qualidade do serviço.

 

6 – Otimize Sua Equipe Com Uma Ferramenta

Se você desenvolve ou pretende desenvolver as estratégias para evoluir sua equipe, você está no caminho certo. Essa, é uma tarefa essencial e contínua para a evolução da equipe e da empresa como um todo. Uma ferramenta para turbinar a gestão das suas equipes externas, é o aplicativo OObras. Este aplicativo fornece uma série de benefícios ao corpo de gestão de equipes. Além do que, permite o  acompanhamento da execução das atividades em tempo real. Vale ressaltar que, otimiza o direcionamento das atividades e dos equipamentos. Aliás, permite efetuar registros diários sobre as tarefas executadas. Dessa forma, o aplicativo possibilita que a gestão empresarial saiba como estão sendo executadas as atividades, além de fornecer ao gestor o poder de tomar decisões antecipadas, evitando e minimizando equívocos. Sobre isso, a ferramenta traz a sustentabilidade para a empresa com foco em minimizar os custos, maximizar a produtividade das atividades, e por fim, trazer maiores diferenciais à empresa no mercado.

Para conhecer agora essa ferramenta inovadora de gestão de equipes, clicando aqui.

O que é ciclo PDCA?

O que é ciclo PDCA?

Segundo Augusto Fonseca e Dario Ikuo Miyake, o ciclo PDCA é um método de gestão de controle, visando a melhoria de processos e a busca por soluções de problemas existentes. Este método faz parte do universo das Teorias da Qualidade. Foi criado na década de 1920 por Walter A. Shewhart. No entanto, tornou-se popular por Edward Deming, conhecido por muitos como o pai da qualidade. O PDCA é um método cíclico, isto é, repetido continuamente. Em cada uma das suas etapas é possível utilizar ferramentas para atingir os objetivos desejados. Segue abaixo a descrição de cada etapa de acordo com Ana Paula Reusing Pacheco, engenheira de gestão.

P

Plan / Planejar

É o planejamento de um objetivo novo ou a solução de um problema existente. Neste momento, o foco é a estratégica, levantando informações e analisando-as. Ao final desta etapa tem-se um plano de ação com metas

D

Do / Executar

Nesta etapa executa-se o plano de ação definido no planejamento. Em vista disso, é costumeiro existir a necessidade de busca por novos conhecimentos para a execução do plano de ação definido.

C

Check / Verificar

Na presente fase, são medidos os resultados em relação às metas. Sendo assim, é feita a validação sobre o quão eficaz foi o plano de ação executado. É importante que os conhecimentos adquiridos nas duas etapas anteriores sejam disseminados, a fim de que, os próximos ciclos superem os resultados já atingidos.

A

Act / Agir

Após conhecer os resultados obtidos, caso sejam satisfatórios, é necessário padronizar o que foi construído. Dessa forma, o trabalho não será perdido em problemas já conhecidos. Caso não obtido os resultados esperados, é indispensável analisar minuciosamente as causas negativas que impactaram os resultados.

 

Dicas

Alguns Cuidados São Importantes No Sucesso da Aplicação do PDCA:

I. Não deve-se ir para a execução sem um planejamento suficientemente bom. O custo de correção será muito maior nas próximas etapas;
II. Registrar e medir resultados é imprescindível para futuras padronizações e correções;
III. Padronize os processos que foram melhorados ou crie novos processos, a fim de, prevenir possíveis problemas futuros;
IV. Manter constantemente os ciclos PDCA.

Para que você consiga seguir as etapas e continuar os ciclos do método PDCA, você necessitará de uma ferramenta. A ferramenta mais inovadora e recomendada para o setor de obras concluir os ciclos PDCA, é o aplicativo OObras. Nele, existe uma série de funcionalidades que verificam os desvios de planejamento, possibilitando a correção dos mesmos sem haver maiores prejuízos. Para saber mais sobre essa poderosa ferramenta, acesse o post – 6 Motivos Para Adquirir Aplicativo de Gestão de Equipesclicando aqui e descubra mais detalhes.

Além do mais, caso queira começar a pôr em prática o ciclo PDCA com eficiência, clique aqui.

 

Referências

FONSECA, Augusto V. M. da; MIYAKE, Dario Ikuo. Uma análise sobre o Ciclo PDCA como um método para solução de problemas da qualidade. 2006. Disponível em: https://www.researchgate.net/profile/Dario_Miyake/publication/242782493_Uma_analise_sobre_o_Ciclo_PDCA_como_um_metodo_para_solucao_de_problemas_da_qualidade/links/0c96053469f796709c000000/Uma-analise-sobre-o-Ciclo-PDCA-como-um-metodo-para-solucao-de-problemas-da-qualidade.pdf. Acesso em: 23 jun. 2020.

PACHECO, Ana Paula Reusing et al. O ciclo PDCA na gestão do conhecimento:

uma abordagem sistemática. Disponível em: http://isssbrasil.usp.br/artigos/ana.pdf. Acesso em: 25 jun. 2020.

Como melhorar do jeito certo a gestão das equipes

Como melhorar do jeito certo a gestão das equipes

A gestão de equipes externas pode ser um grande desafio para qualquer administrador, afinal, muitas coisas podem fugir do controle, por exemplo:

I. A falta de documentação ou difícil acesso aos mesmos;
II. A falta de dimensionamento e avaliação das equipes;
III. O comprometimento da produtividade;
IV. A falta de integração das informações.

Tudo isso reflete na qualidade e no cronograma da obra, prejudicando a visão da empresa para os clientes. Sobre isso, sabe-se que a perfeição é complexa. No entanto deve-se sempre buscar resultados cada vez melhores, a fim de obter diferenciais para o cliente. Ao falar em melhorias de processos, não há como deixar a tecnologia de fora, por sua vez, é o que o engenheiro civil, Leandro Sander Müller, aborda em seu trabalho de conclusão de curso, apresentando a importância dos recursos tecnológicos no ramo da construção. Uma vez que, atualmente é um dos pilares mais fortes de uma boa empresa. Por sua vez, a tecnologia auxilia a otimizar o desenvolvimento, além de gerar economia a médio e longo prazo.

Com a plataforma OObras, você poderá resolver todos os problemas anteriormente citados e muitos outros. Com o diário de obras e o diário de equipes, você ficará por dentro de tudo que está acontecendo em cada canteiro de construção por cada equipe integrante do projeto. Tudo ficará mais simples para todos. A tomada de decisão ocorrerá de forma eficiente, aumentando a credibilidade da sua empresa no mercado e assim lhe colocando na frente dos concorrentes. Entre em contato com nossa equipe clicando aqui e entenda melhor essa ferramenta inovadora que lhe trará tantos benefícios.

 

Referências

MULLER, Leandro Sander. Utilização da tecnologia BIM (Building Information Modeling) integrado a planejamento 4D na construção civil. 2015. Disponível em: encurtador.com.br/iqCEG. Acesso em: 18 jun. 2020.

Torne Suas Equipes Mais Eficientes.

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A Singular Sistemas está inserindo no mercado uma poderosa e inovadora ferramenta na área de gestão de equipes externas, onde você poderá acompanhar as obras online full time, com ela você poderá fazer mais e melhor com sua equipe atual.

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